CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE
Assistante Administrative à Distance
Version en vigueur à compter du _____ / _____ / _________
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Préambule
Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») régissent l’ensemble des relations contractuelles entre la Prestataire exerçant sous le statut d’Entrepreneur Individuel (EI) et toute personne physique ou morale souhaitant avoir recours à ses services (ci-après « le Client »).
Elles constituent le cadre contractuel de référence entre les Parties et priment sur tout document du Client, notamment ses conditions générales d’achat, sauf accord dérogatoire express écrit et signé.
Toute commande, signature de devis ou demande de prestation implique l’acceptation pleine et entière des présentes CGV. Le Client déclare en avoir pris connaissance avant de s’engager.
La Prestataire se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. La version applicable est celle en vigueur à la date de la commande ou de la signature du devis.
Article 1 – Identification de la Prestataire
Marion Lernout EI “optimea gestion by Marion”
Statut juridique : Entrepreneur Individuel (EI)
N° SIRET : _______________________________________________
E-mail : contact@hgrowls.cluster129.hosting.ovh.net
Téléphone : __07 69 65 29 01_____________________________________________
Activité déclarée : Assistante Administrative à Distance
La Prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA en vertu de l’article 293 B du Code général des impôts. La TVA n’est donc pas applicable à ses prestations. La mention « TVA non applicable – art. L.223 et S du code des impositions sur les biens et services » figure sur chaque facture.
Conformément à la loi n° 2022-172 du 14 février 2022, le patrimoine professionnel de la Prestataire est séparé de son patrimoine personnel.
Article 2 – Description des prestations
La Prestataire propose notamment les services suivants :
2.1 – Support administratif & organisation – Prise et confirmation de RDV, gestion d’agenda et organisation des plannings pro/perso – Priorisation des tâches et coordination d’interlocuteurs (Google Calendar, Calendly, Outlook) – Gestion des e-mails et de la messagerie : tri, classement, rédaction de réponses (personnalisées ou types), relances et dépoussiérage complet – Création & gestion des documents : rédaction, mise en page et mise à jour de courriers, rapports, comptes-rendus, modèles et présentations (Word, Excel, PowerPoint, Canva, PDF)
2.2 – Support pré-comptable & gestion – Classement et archivage numérique : mise en place d’une arborescence claire, nommage rigoureux et transmission organisée des pièces à votre expert-comptable (Google Drive, Dropbox, OneDrive) – Tenue du livre de recettes : enregistrement chronologique des encaissements, suivi du chiffre d’affaires et vérification des seuils (Indy, Henrri, Abby, Excel) – Suivi des échéances fiscales et sociales : calendrier sur-mesure de vos obligations (URSSAF, TVA, CFE…) et rappels pour ne jamais dépasser une date limite
2.3 – Développement commercial & Customer Care – Gestion de la base clients / CRM : création, nettoyage et qualification de votre fichier client (HubSpot, Brevo, Notion, Excel) – Suivi commercial : identification de cibles, gestion et mise à jour de votre pipeline de vente – Gestion des commandes, livraisons & SAV : suivi des commandes fournisseurs/clients, gestion des réclamations et suivi rigoureux jusqu’à résolution – Customer Care : onboarding, accueil des nouveaux clients et gestion de la relation client au quotidien
2.4 – Support à la communication visuelle – Déclinaison de vos visuels selon votre charte graphique (flyers, présentations, bannières, supports réseaux sociaux) via Canva (hors création de logo)
2.5 – Accompagnements spécifiques & projets – Accompagnement à la création de micro-entreprise : démarches pas-à-pas (Guichet Unique INPI), choix des outils de démarrage, paramétrage de la facturation et explications des charges – Passage à la facturation électronique obligatoire (2026) : audit de votre fonctionnement, choix/paramétrage d’un outil conforme (PDP/PPF) et préparation aux nouvelles obligations légales
Cette liste est non exhaustive. Toute prestation spécifique fera l’objet d’un devis préalable. Les prestations exactes sont précisées dans le devis accepté par le Client.
Article 3 – Commande et formation du contrat
3.1 – Demande de devis
Toute demande de prestation donne lieu à l’établissement d’un devis détaillé et gratuit par la Prestataire, précisant la nature des missions, le volume estimé, la modalité de facturation retenue et les délais d’exécution.
3.2 – Acceptation
Le contrat est réputé formé dès :
– La signature du devis par le Client avec la mention « Bon pour accord », ou
– L’envoi par le Client d’un e-mail de validation expresse, ou
– Le versement de l’acompte prévu, le cas échéant
Toute commande verbale ou par message doit être confirmée par écrit pour être opposable. Aucune prestation ne débutera avant réception de la confirmation d’acceptation.
3.3 – Demandes du Client en cours de mission
Toute demande de modification ou prestation complémentaire formulée par le Client en cours de mission devra être transmise par écrit. La Prestataire se réserve le droit d’ajuster le tarif et/ou le délai en conséquence et d’en informer le Client préalablement par un avenant ou un devis complémentaire.
.Article 4 – Tarifs et conditions financières
4.1 – Taux horaire
Le taux horaire est fixé à 35 € TTC / heure (TVA non applicable – art. 293 B du CGI), sur la base des heures effectivement réalisées et consignées dans un relevé d’activité transmis au Client à chaque période de facturation.
4.2 – Forfait
Pour les missions récurrentes ou les accompagnements plus structurés, un tarif forfaitaire est établi sur mesure en fonction de la nature et du volume des tâches confiées. Ce forfait est défini conjointement et formalisé dans un devis signé avant tout démarrage.
Toute prestation supplémentaire non incluse dans le forfait initial fait l’objet d’un avenant ou d’un devis complémentaire signé par les deux Parties.
4.3 – Coût à la mission / devis
Pour toute mission ponctuelle ou spécifique, un devis est établi et soumis à l’acceptation du Client avant tout commencement. Le tarif applicable est celui mentionné dans le devis accepté.
4.4 – Évolution des tarifs
Les tarifs sont susceptibles d’évoluer. Toute modification tarifaire est communiquée au Client avec un préavis de 30 jours et ne s’applique pas aux missions déjà en cours ou devisées.
Article 5 – Acompte
Pour toute nouvelle collaboration ou mission d’envergure, la Prestataire se réserve le droit de demander le versement d’un acompte avant le démarrage des prestations. Son montant et ses modalités sont précisés dans le devis.
Le démarrage effectif de la mission est conditionné à la réception de cet acompte. En cas d’annulation de la mission par le Client après versement de l’acompte, celui-ci reste acquis à la Prestataire à titre d’indemnisation, sauf accord contraire formalisé par écrit ou cas de force majeure.
Article 6 – Facturation et conditions de paiement
6.1 – Émission des factures
Les factures sont émises à la fin de chaque mission ou mensuellement pour les missions récurrentes, selon la modalité retenue dans le devis.
6.2 – Délai et mode de paiement
– Paiement exigible à réception de facture, sans escompte ni délai supplémentaire
– Mode de paiement accepté : virement bancaire (coordonnées indiquées sur la facture)
– TVA non applicable – franchise en base de TVA (art. 293 B du CGI)
6.3 – Retard de paiement
Conformément aux articles L.441-10 et D.441-5 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit, dès le lendemain de la date d’émission de la facture :
– Des pénalités de retard calculées à 3 fois le taux d’intérêt légal en vigueur
– Une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (art. D.441-5 du Code de commerce)
– Le droit pour la Prestataire de suspendre toutes les missions en cours jusqu’à régularisation complète
6.4 – Réserve de propriété
Les livrables et documents réalisés par la Prestataire restent sa propriété exclusive jusqu’au paiement intégral des sommes dues. En cas de non-paiement, la Prestataire se réserve le droit de ne pas remettre ou de reprendre les documents produits.
Article 7 – Délais d’exécution
Les délais de réalisation sont définis dans le devis ou convenus par échange écrit entre les Parties. Ils courent à compter de la réception de toutes les informations, documents et éléments nécessaires à la réalisation de la prestation.
Ces délais sont donnés à titre indicatif et peuvent être affectés par des éléments extérieurs (retard dans la transmission des documents par le Client, délais administratifs, force majeure…). La Prestataire s’engage à informer le Client de tout retard prévisible dans les meilleurs délais.
Article 8 – Obligations du Client
Pour permettre à la Prestataire d’exécuter ses missions dans les meilleures conditions, le Client s’engage à :
– Fournir en temps utile toutes les informations, accès et documents nécessaires à la réalisation des prestations
– S’assurer de l’exactitude, de la légalité et de l’exhaustivité des informations transmises
– Désigner un interlocuteur disponible et habilité à prendre les décisions nécessaires
– Répondre aux sollicitations de la Prestataire dans un délai raisonnable
– Régler les factures dans les délais convenus aux présentes CGV
Tout retard imputable au Client dans la fourniture des éléments nécessaires dégage la Prestataire de toute responsabilité liée aux délais d’exécution et peut entraîner un report des délais et/ou une révision du tarif.
Article 9 – Obligation de moyens et responsabilité
9.1 – Obligation de moyens
La Prestataire est tenue à une obligation de moyens et non de résultat. Elle s’engage à mobiliser toutes les compétences, le soin et la diligence nécessaires pour accomplir les missions confiées conformément aux bonnes pratiques de la profession, sans pour autant garantir l’atteinte d’un résultat déterminé.
Cette obligation de moyens s’applique notamment dans les situations suivantes :
– Obtention d’un financement, d’une aide ou d’une subvention lors d’un accompagnement à la création d’entreprise
– Délais de réponse de tiers (administrations, organismes sociaux, experts-comptables…)
– Recouvrement effectif d’une créance lors du suivi des relances clients
– Conformité des informations transmises par le Client
9.2 – Limitation de responsabilité
La responsabilité de la Prestataire ne peut être engagée qu’en cas de faute prouvée dans l’exécution de ses missions. En aucun cas elle ne pourra être engagée pour :
– Des dommages indirects, pertes de données ou pertes de chiffre d’affaires
– Des préjudices liés à des informations incomplètes, inexactes ou tardives transmises par le Client
– Des décisions administratives, fiscales ou sociales rendues par des tiers
– Des résultats commerciaux ou financiers non atteints, dès lors que les missions ont été accomplies avec sérieux et diligence
– Toute défaillance des outils ou services tiers utilisés dans le cadre de la prestation
Le montant total des indemnités susceptibles d’être mises à la charge de la Prestataire est en tout état de cause limité aux sommes effectivement perçues au titre de la mission concernée.
Article 10– Confidentialité
La Prestataire s’engage à maintenir la plus stricte confidentialité sur toutes les informations, documents, données et éléments auxquels elle aura accès dans le cadre de ses missions, qu’ils soient de nature commerciale, financière, technique, personnelle ou stratégique.
Cette obligation de confidentialité :
– S’applique pendant toute la durée de la collaboration
– Perdure pendant 3 ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause
– Couvre tout support : documents papier, fichiers numériques, données clients, mots de passe, accès aux outils
– Ne s’applique pas aux informations déjà dans le domaine public ou reçues légitimement de tiers
En contrepartie, le Client s’engage à ne pas divulguer les méthodes de travail, outils et pratiques propres à la Prestataire.
Article 12 – Protection des données personnelles (RGPD)
12.1 – Données collectées
Dans le cadre de ses missions, la Prestataire peut être amenée à traiter des données à caractère personnel (noms, coordonnées, données de facturation…). Ces données sont utilisées exclusivement pour l’exécution des missions confiées et ne sont ni revendues ni transmises à des tiers sans accord exprès.
12.2 – Qualité de sous-traitant
Lorsque la Prestataire traite des données pour le compte du Client, elle agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD (UE 2016/679). Elle s’engage à n’agir que sur instruction documentée du Client et à mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées.
12.3 – Conservation
Les données sont conservées le temps nécessaire à l’exécution des missions et selon les obligations légales applicables (10 ans pour les documents comptables – art. L123-22 du Code de commerce).
12.4 – Droits du Client
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité et d’opposition. Ces droits s’exercent par e-mail à : contact@hgrowls.cluster129.hosting.ovh.net
Article 13 – Propriété intellectuelle
L’ensemble des livrables et documents créés par la Prestataire dans le cadre de ses missions sont cédés au Client à titre définitif, pour tous usages et tous territoires, dès règlement complet de la facture correspondante.
Avant ce paiement, la Prestataire conserve l’intégralité des droits de propriété intellectuelle sur ses créations. La Prestataire conserve également les droits sur ses propres outils, modèles et processus de travail, sauf cession expressément prévue par écrit.
Le Client s’interdit d’utiliser, reproduire ou transmettre ces outils sans accord écrit préalable de la Prestataire.
Sauf opposition écrite du Client, la Prestataire se réserve le droit de mentionner cette collaboration à titre de référence professionnelle, sans divulguer d’informations confidentielles.
Article 14 – Force majeure
Aucune des Parties ne pourra être tenue responsable en cas d’inexécution de ses obligations due à un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil (catastrophe naturelle, pandémie, défaillance des réseaux de communication, panne informatique généralisée, etc.).
La Partie concernée en informe l’autre dans les meilleurs délais. Si la situation perdure au-delà de 30 jours, chaque Partie pourra résilier la collaboration sans indemnité.
Article 15 – Annulation et résiliation
15.1 – Résiliation à l’initiative de l’une des Parties
Chaque Partie peut mettre fin à la collaboration en le notifiant par e-mail avec accusé de réception ou par courrier recommandé avec accusé de réception, en respectant un préavis de 15 jours.
15.2 – Résiliation pour manquement grave
En cas de manquement grave de l’une des Parties à ses obligations (non-paiement, violation de la confidentialité, fourniture d’informations frauduleuses, comportement contraire aux valeurs convenues…), l’autre Partie peut procéder à une résiliation immédiate, sans préavis ni indemnité, après mise en demeure restée sans effet sous 8 jours.
15.3 – Missions en cours
Les sommes dues au titre des missions réalisées avant la résiliation, ainsi que l’acompte versé le cas échéant, restent exigibles. La Prestataire conserve le droit à la facturation des heures effectivement réalisées.
Article 16 – Dispositions finales
– Les présentes CGV constituent l’intégralité de l’accord entre les Parties concernant leur objet et annulent tout accord antérieur, oral ou écrit
– Si une clause venait à être déclarée nulle, les autres clauses restent pleinement applicables
– Le fait pour la Prestataire de ne pas se prévaloir d’un manquement ne saurait être interprété comme une renonciation à s’en prévaloir à l’avenir
– Les factures et documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans minimum par chacune des Parties (art. L123-22 du Code de commerce)
– Toute modification des présentes CGV sera notifiée au Client avec un préavis de 30 jours